Trong quá trình tìm hiểu hay áp dụng MSMV vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình, doanh nghiệp có rất nhiều điều cần được giải đáp. Sau đây là một số nội dung thường gặp:
[Hỏi] Công ty con nhập sản phẩm từ nước ngoài về, đóng gói (lấy tên của công ty con) và phân phối tại thị trường Việt Nam, vậy mã vạch của những sản phẩm này có lấy trong quỹ số của công ty Mẹ hay không? Hay phải đăng ký mã số mã vạch khác?
ACP xin trả lời: Công ty con nhập sản phẩm từ nước ngoài về, đóng gói (lấy tên của công ty con) và phân phối tại thị trường VN, thì công ty con nên đăng ký một Mã doanh nghiệp riêng để cung cấp cho các nhãn hàng đó và các nhãn hàng khác tương tự sau này (nếu có).
[Hỏi] Công ty tại Mỹ có nhãn hiệu riêng là A, yêu cầu công ty tại Việt Nam sản xuất, đóng gói và vận chuyển hàng qua bên đó, nghĩa là sản phẩm hoàn thành dưới nhãn hiệu A, sản xuất và đóng gói tại Việt Nam. Vậy trên bao bì sản phẩm A đó có gán được MSMV của công ty Việt Nam này không? Hay là công ty A đó phải đăng ký MSMV tại Mỹ, và phía công ty Việt Nam có được in MSMV của công ty A trên bao bì kg? có phải gửi công văn thông báo cho Tổng Cục không?
ACP xin trả lời: Công ty tại Việt Nam (gia công) sản xuất đóng gói và hoàn thành sản phẩm cho công ty A và hàng xuất trở lại cho bên công ty A:
- Trong trường hợp nếu công ty A có MSMV và yêu cầu công ty Việt Nam in MSMV này trên sản phẩm mà công ty Việt Nam gia công đó thì công ty Việt Nam phải làm thủ tục thông báo cho Tổng cục việc sử dụng mã nước ngoài trên sản phẩm.
- Nếu công ty A chưa đăng ký MSMV thỉ nên hỏi thủ tục hải quan (xem có yêu cầu phải có mã vạch trên hàng xuất sang nước của công ty A không) và hỏi công ty A xem nước họ có yêu cầu có mã vạch không, mã vạch về họ tự in hay họ ủy quyền cho mình in.
[Hỏi] MSMV biểu hiện như thế nào trên bao nhiêu bao bì hàng hóa?
ACP xin trả lời: Mã vạch là Một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ được sắp xếp theo một qui tắc mã hóa nhất định để thể hiện mã số (hoặc các dữ liệu gồm cả chữ và số) dưới dạng máy quét có thể đọc được.
Bên dưới mã vạch là dãy mã số tương ứng. MSMV được in trực tiếp lên đối tượng cần quản lý như thương phẩm, vật phẩm, các thùng hàng để giao nhận/ vận chuyển.
[Hỏi] Tại sao cần cả mã số và mã vạch? Không thể một trong hai, hoặc mã số hoặc mã vạch?
ACP xin trả lời: Để luận giải cho việc tại sao cần cả MS lẫn MV, chúng ta hãy hình dung công tác quản lý tại một siêu thị lớn kinh doanh một lúc hàng ngàn loại thương phẩm khác nhau. Mỗi loại thương phẩm có cùng đặc tính và giá tiền lại được nhập về từ hàng trăm nhà cung cấp khác nhau mà tốc độ tiêu thụ mỗi loại hàng cũng khác nhau tức nhu cầu quản lý để nhập tiếp mỗi loại hàng cũng khác nhau...
Như chúng ta biết, mã số là do con người ấn định để gán cho đối tượng cần quản lý. Nếu không dùng biện pháp mã hóa từng thương phẩm bằng mã số thì nhà quản lý sẽ mất nhiều công sức, thời gian cũng như giấy tờ để mô tả chúng bằng chữ viết. Khi không cần quét tự động người ta sẽ chỉ đặt mã số. Mã số ở đây chính là chìa khóa mở ra kho chứa toàn bộ dữ liệu liên quan đến thương phẩm, nhưng mã số có nhược điểm là máy móc chưa đọc được do vậy khi con người xử lý sẽ không thể tránh khỏi sai sót với tốc độ chậm.
Để giải quyết vấn đề này, mã số đã được mã hóa thành mã vạch (tức là một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ được sắp xếp theo một qui tắc mã hóa nhất định) dưới dạng máy quét có thể đọc được. Kết quả là chúng ta thấy khi bán hàng trong siêu thị, nhân viên bán hàng chỉ việc dùng máy quét để quét mã vạch trên thương phẩm.
Nhờ ứng dùng phần mềm và công nghệ thông tin kết hợp MSMV mà công tác quản lý cũng như kinh doanh đã trở nên nhanh chóng, chính xác, tự động.... đem lại nhiều lợi ích cho người sử dụng.
[Hỏi] Có bao nhiêu loại MSMV?
ACP xin trả lời:
- Các loại mã số GS1 gồm:
+ Mã địa điểm toàn cầu GLN;
+ Mã thương phẩm toàn cầu GTIN;
+ Mã conenơ vận chuyển theo xêri SSCC;
+ Mã toàn cầu phân định tài sản GRAI & GIAI;
+ Mã toàn cầu phân định quan hệ dịch vụ GSRN;
+ Mã toàn cầu phân định loại tài liệu GDTI ;
- Các loại mã vạch thể hiện các loại mã số GS1:
+ Mã vạch thể hiện mã số thương phẩm toàn cầu: EAN 8, EAN 13, ITF 14;
+ Mã vạch thể hiện các loại mã số khác là mã vạch GS1-128;
+ Ngoài ra còn có mã giảm diện tích: databar, mã QR...
- Mỗi loại MSMV được thiết kế chỉ để ứng dụng cho một đối tượng đặc thù nên không thể thống nhất thành một được.
[Hỏi] Cách đọc MSMV?
ACP xin trả lời:
Cách đọc mã số: Cấu trúc của mã số thương phẩm toàn cầu loại thông dụng nhất hiện nay tại Việt Nam là mã GTIN 13 gồm 13 chữ số. Khi đọc mã số này chúng ta đọc từ trái sang phải theo thứ tự sau:
- Ba chữ số đầu tiên 893 thể hiện Mã quốc gia GS1 do Tổ chức GS1 quản trị và cấp cho Việt Nam;
- Bốn, năm, sáu hoặc bảy chữ số tiếp theo thể hiện Số phân định doanh nghiệp do GS1 Việt Nam quản trị và cấp cho tổ chức sử dụng mã số GS1;
- Năm hoặc bốn hoặc ba hoặc hai chữ số tiếp theo thể hiện Số phân định vật phẩm do tổ chức sử dụng mã số GS1 quản trị và cấp cho các vật phẩm của mình;
- Chữ số cuối cùng thể hiện Số kiểm tra (được tính từ mười hai chữ số đứng trước theo thuật toán xác định của GS1).
Cách đọc mã vạch: Dùng máy quét mã vạch
[Hỏi] Yêu cầu buộc phải có MSMV trên hàng hóa?
ACP xin trả lời: Không bắt buộc. Tại Việt Nam, hiện nay việc sử dụng MSMV là không bắt buộc mà tùy theo nhu cầu của người sử dụng khi thấy cần phải sử dụng MSMV để tạo thuận lợi cho công tác quản lý, kinh doanh của mình.
[Hỏi] Công ty tôi là công ty A trước đây đã đăng ký Mã số mã vạch và đã được Tổng cục TCĐLCL cấp mã số doanh nghiệp. Hiện nay công ty tôi đang tiến hành thủ tục giải thể và có một Công ty B mua lại công ty của tôi và muốn sử dụng lại mã số mã vạch chúng tôi đã được Tổng cục cấp lên sản phẩm. Trong trường hợp này công ty tôi (công ty A) và Công ty B phải làm những thủ tục gì?
ACP xin trả lời: Vì Mã số doanh nghiệp đã được Tổng cục cấp cho công ty là chỉ có công ty mới được quyền sử dụng, không có quyền tự chuyển đổi nên trong trường hợp này các công ty phải tiến hành các thủ tục sau:
- Công ty A: Làm thủ tục xin ngừng sử dụng mã số doanh nghiệp đã được cấp. Thủ tục gồm các giấy tờ sau: + Công văn xin ngừng sử dụng MSMV
+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV đã được cấp (bản gốc)
+ Bằng chứng đã hoàn thành nghĩa vụ phí đến thời điểm xin ngừng
- Công ty B: Xin đăng ký sử dụng Mã số doanh nghiệp mà công ty A đã sử dụng. Thủ tục gồm các giấy tờ sau: + Công văn xin sử dụng lại Mã số doanh nghiệp của công ty A
+ Hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV
+ 01 bản sao giấy phép kinh doanh.
+ Đóng phí đăng ký và duy trì năm đầu tiên như với 1 công ty đăng ký mới.
[Hỏi] Doanh nghiệp tôi đã được cấp mã số doanh nghiệp. Hiện nay chúng tôi ra thêm sản phẩm thì chúng tôi có phải đăng ký mã số doanh nghiệp khác không?
ACP xin trả lời: Khi đã được cấp mã số doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể dùng mã số doanh nghiệp của mình phân bổ cho các sản phẩm của mình. Nếu doanh nghiệp đã được cấp mã doanh nghiệp 10 chữ số, doanh nghiệp được phân bổ mã số sản phẩm từ 01 đến 99 ; Nếu doanh nghiệp đã được cấp mã doanh nghiệp 9 chữ số, doanh nghiệp được phân bổ mã số sản phẩm từ 001 đến 999 ; Nếu DN đã đựoc cấp mã doanh nghiệp 8 chữ số, doanh nghiệp được phân bổ mã số sản phẩm từ 0001 đến 9999. Việc phân bổ mã số cho các sản phẩm của mình sẽ do DN tự phân bổ sao cho các sản phẩm không bị trùng lặp mã số. Tuy nhiên khi phân bổ mã số cho các sản phẩm, DN phải cập nhật bản danh mục sản phẩm đã gán mã số mới nhất cho Tổng cục. Khi nào sử dụng hết quỹ số đã được cấp, DN có thể đăng ký mã số doanh nghiệp khác.